Cas pratique:  Gestion d'un cabinet d'avocats

Le talent individuel des avocats est, certes, un atout considérable; Toutefois, des outils de communication et de collaboration efficaces peuvent faire la différence.

                    Contexte

                    En 1998, Me Philippe Mukalamushi fonde le cabinet  Philippe et Associés ,  à Lubumbashi.

                    Au fil du temps, le cabinet a réuni des avocats spécialisés à la défense dans les matières les plus diverses.

                    Parmi sa clientèle se trouve de grands opérateurs miniers, dont les opérations sont éparpillés dans les différentes grandes villes de la RDC.

                    Malgré la qualité de ses collaborateurs, le cabinet vient de perdre un important client. La raison: Me Marc, en charge du dossier, n'ayant pas été averti d'une importante date d'audience, a dû s'y rendre en dernière minute, mais n'avait pas en sa connaissance le dernier développement reçu par son assistante.

                    Aussi, Me Philippe recherche une solution logicielle, qui évitera que cette situation ne se reproduise à l'avenir.

                    Les besoins du cabinet

                    • Une base documentaire partagé des dossiers en traitement.

                    • Un agenda partagé, mis à jour en temps réel.

                    • Une gestion de projets, avec attribution et suivi des tâches.

                    • Un accès ultra sécurisé, permettant à chaque collaborateur d'accéder au données de n'importe où.

                    Proposition de Business Solutions For Africa

                    Pour répondre à la demande, Business Solutions For Africa propose la mise en place d'une plateforme Odoo SaaS (Version entreprise dans le cloud).

                    Ainsi, sans besoin d'investissement matériel ni d'engager un informaticien, le cabinet peut dorénavant bénéficier:

                    1. Une base de données de contacts de clients, collaborateurs et autres partenaires

                    2. une base documentaire sécurisée, avec des niveaux d'accès spécifique à chaque utilisateur, selon son profil et disponible de n'importe au monde sur smartphone, PC & tablette.

                    3. gérer un calendrier partagé, synchronisé avec les clients Outlook et smartphones de chaque collaborateur.

                    4. Un suivi des temps de prestation

                    En intégration verticale, Business Solutions For Africa y a intégrer une des nombreuses App tierces partie de Odoo, spécialisée dans la matière. Ainsi, pour chaque dossier traité, l'ensemble des éléments (procédures, dates d'actes, pièces, requêtes de fonds, ...) sont dématérialisés et classez de manière optimale.

                    Avec tout cela, le cabinet Philippe & Associés n'as pas eu besoin d'engager d'informaticien, ni d'acheter d'équipement supplémentaire.

                    Quelques images pour montrer cela

                     
                     

                    Intégration verticale - Légal

                    Permet:

                    • Base de données des partenaires & clients

                    • Procédures de requêtes des clients

                    • Gestion  des procédures

                      • Requêtes,

                      • Procédures d'approbation,

                      • Traitement,

                      • Facturation

                      • Analyses (KPIs, finances, ...)

                     
                     

                    Gestion documentaire et signatures

                    Fonctionnalités inclues en quelques clics:

                    • Rédaction de contrats à la volée.

                    • Requêtes de documentations complémentaire.

                    • Archivage électronique.

                    • Différents niveaux de confidentialités des documents.

                     
                     

                    Journal des temps de prestation

                    Cet outil a permit:

                    • Gain de temps dans l'établissement des factures d'honoraires.

                    • Amélioration de l'expérience des clients par l'élimination des erreurs d'imputation.

                    • Augmentation de la productivité des collaborateurs, qui se concentrent sur l'essentiel.

                    • Planification des efforts des collaborateurs.

                    Est-ce fini ? Pas encore!

                    Le projet évolue rapidement, en intégrant des services supplémentaires, comme par exemple:

                    • La facturation des clients intégrée.

                    • Le suivi des temps de prestation via le smartphone, qui permet en quelques clics, de générer les factures des honoraires aux clients.

                    • Un site internet, offrant un portail client au travers lequel chaque client peut interagir avec son avocat, prendre rendez-vous, ...

                    Faites comme Philippe Mukalamushi ?

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